各学院：
今年申报参加国际会议资助的人数对比往年明显增多，而且出现同一会议申请参会人数过多等现象。为了更好地发挥基金效益，研究生院对资助条件及申报审批程序进行了修订，现将今年后续研究生出国参加国际学术会议资助申报工作有关事项补充通知如下，请学院及有关申请人按本通知要求申报。
一、 资助对象及条件
(一) 申请人必须是国家统招且人事档案在学校的优秀在读研究生（非定向、非委托培养）。
(二) 申请人须为论文的第一作者，若导师为第一作者，申请人可以是第二作者，论文第一署名单位须为我校。
(三) 申请人应具有较高的外语水平，具备用外语自由会话、宣读论文、进行学术交流的能力。
(四) 资助的国际会议必须在国外（港、澳、台地区为境外，不属于国外）举行，申请人必须在大会上口头宣读论文（必须有oralpresentation字样）。
(五) 拟参加的国际会议须在我校《重要国际学术会议推荐目录》上。
(六) 每位研究生在校期间只能获得一次该项资助。
(七) 同一年度博士生短期访学基金和国际会议基金每位博士生只能获得一项资助。
(八) 研究生毕业答辩前两个月及以后的国际会议不予资助。
(九) 同一会议只资助每位导师指导的在读研究生1人参会。
(十) 原则上同一A类会议同一学院最多只资助10人参会，同一B类会议同一学院最多只资助5人参会。
(十一) 同等条件下，优先资助博士生参会。
(十二) 已在境外学习的研究生不适用于本资助项目。
二、 资助内容
(一) 往返国际旅费：欧洲、大洋洲、非洲及美洲地区不超过10000元人民币，亚洲不超过5000元人民币；实际国际旅费低于此标准的，可酌情减少资助额度，最终资助额度以研究生院批复为准。
(二) 所资助的国际旅费不得进行重复报销。
三、 申报审批程序
(一) 研究生出国参加国际学术会议资助项目每月申报、审批一次。一般应在每月月初（10日前）完成个人申请、导师推荐，研究生院（15日前）将申请人名单及参会信息发给学院，学院（20日前）初评并确定推荐名单，月中（25日前）完成学校审批。
(二) 初评由申请者所在学院组织落实。学院应依据资助条件、会议的重要程度和论文学术水平等，硕士生按合格申请（满足“一、资助对象及条件”）人数的50%、博士生可按合格申请人数的100%，确定学院推荐人选，并排序上报研究生院。同一会议，学院只能上报研究生院一次推荐人选。
(三) 研究生院审批确定最终资助人选。研究生院综合考虑会议重要性、当年度项目经费数量及执行情况、不同学科特点、学院排序等，确定最终资助人选。
四、 申报材料
(一) 获得推荐资格的申请人登录研究生信息管理系统点击公派出国管理中的学术会议申请，在线填写《北航学生出国参加学术会议资助申请表》提交并打印，完成导师、学院签字盖章审批手续；
(二) 申请人登录国际交流合作处网站（id.buaa.edu.cn）填写《北航研究生因公出国（出境）申请表》提交并打印，完成提交研究生院之前的签字盖章手续；
(三) 将两个表格及相关附件一并提交所在学院，由学院统一提交研究生院，研究生院不单独接收申请人材料。
(四) 需要提交的附件有：
国际会议邀请函复印件、大会组委会签发的正式论文录用通知书复印件（包括论文作者排序、是否口头发言、组委会签名等内容）以及其他资助来源等相关材料的复印件各一份，非英语邀请函应有中文翻译件并由导师签字确认（此为《北航学生出国参加学术会议资助申请表》需要提交附件）。
提供国际会议邀请函复印件一份（此为《北航研究生因公出国（出境）申请表》需要提交附件）。
请将邀请函和论文录用通知中的关键信息（会议名称、会议时间、会议地点、录用文章题目、文章作者、口头发言等）用荧光笔画出。
申请材料内容不齐的申请人不予资助。
五、 基金发放程序及注意事项
(一) 研究生院将向通过审核并获得资助的学生发放资助批复表，获资助人将资助批复表复印后与《北航研究生因公出国（出境）申请表》及其附件一并提交国际交流合作处，资助批复表原件本人留存。
(二) 获资助学生在取得签证准备出访前的周二、四下午工作时间，需向研究生院培养处提交资助批复表原件及签证（附复印件一份），在审核无误后，研究生院将通过财务处将资助金额拨付到学号对应的账号上，到账日期为每月财务处发放学生津贴的日期。
(三) 获资助学生回国报到，需向研究生院提供能证明参加国际会议做口头报告的照片（包括学生在主席台上做口头报告及台下听众情景），无证明照片者需全额退还资助金额。
(四) 获资助的研究生如放弃资助资格，应于计划出国日期前20天书面告知研究生院；如未能成行，应于计划出国日期10天内将所获资助退还研究生院培养处；所有获资助研究生参会回国后10天内持护照原件到办公楼东配楼103、107顺序报到。获资助研究生如未能履行以上义务，将通报批评。
联系人：邵延峰
办公地点：办公楼东配楼103
电话：82337818
